Agile Strategy – Como realizar uma estratégia colaborativa e adaptável?


Estratégia Colaborativa e Ágil

Resumo – Devido às constantes mudanças no mundo atual, é importante que as organizações e profissionais atentem para uma forma de adaptar e manter seus planos adequados de uma forma mais ágil.

O intuito desse artigo é demonstrar como é possível se valer de um processo imersivo e colaborativo, como se pode aplicá-los nas organizações, para maximizar o alcance de resultados.

Introdução

Normalmente, quando falamos de planejamento estratégico, associamos a algo extenso e demorado de realizar. Isso vale tanto para a fase de elaboração do plano em si, onde se passavam semanas e até meses trabalhando nisso, quanto no alcance de sua execução.

Isso, devido aos famigerados "Five Year Plans", que buscavam identificar objetivos e definir ações para um horizonte de 5 anos. Porém, vivemos em um mundo onde a única coisa certa é a mudança, e o que vale hoje, amanhã já pode não valer mais.

É preciso, portanto, que se tenha uma estratégia adaptável, que foque na visão e não no plano, que seja capaz de dar o direcionamento claro às equipes de onde se quer chegar.

Com isso, é impensável se gastar um esforço de planejamento para além de poucos dias, já que tudo que se planejou pode mudar em breve e boa parte disso ficará obsoleta rapidamente.

Principalmente, em um momento em que se fala cada vez mais de se utilizar um mindset ágil, é preciso que isso transcenda a execução e chegue até a estratégia da organização.

Da mesma forma, não é concebível que esta ação permaneça restrita a um seleto grupo pertencente à alta gestão, a definição dos rumos estratégicos da organização. Isso porque, a forma tradicional de se fazer gestão, de forma geral, já não consegue entregar resultados como antes, devido às constantes mudanças no mercado.

Sendo assim, por quê deveríamos permanecer com a forma tradicional de se fazer o planejamento estratégico?

Contexto

Trabalho Colaborativo

Vivemos em um mundo onde as pessoas, cada vez mais, aderem à economia colaborativa e buscam trabalhar em busca de um propósito. Portanto, isso precisa ser internalizado pelas organizações, que devem fomentar esses pontos nas suas ações, inclusive com relação à estratégia.

É necessário que esta seja definida de uma maneira mais ágil e objetiva, se valendo da colaboração e com um foco na visão da empresa. E ainda, que se possa ter a participação de vários envolvidos, por meio da multidisciplinaridade e da cocriação, garantindo uma maior pluralidade de ideias.

Engajamento dos indivíduos

Mais do que só se substituir um plano top-down, essa forma de definir a estratégia organizacional permite um maior engajamento e sensação de pertencimento das pessoas. Com isso, pode-se alcançar um resultado superior e que reflita a forma como todos enxergam a organização, muito mais condizente com a realidade.

Dessa forma, pode-se garantir uma aderência mais efetiva das ações com relação aos objetivos estratégicos e, consequentemente, resultados muito melhores.

Mas, o que fazer com o planejamento?

Certamente, muitos se indagarão sobre o que fazer com páginas e mais páginas do último "Five year plan", que foi duramente produzido após meses de análises, previsões e planejamento.

Porém, o simples fato de já haver uma estratégia definida anteriormente e validada pela diretoria, não deveria ser vista com bons olhos, pois permaneceria como uma definição top-down. Além disso, por mais que essa definição tivesse sido realizada há poucos meses, muitos pontos podem já não fazer mais sentido hoje, uma vez que tudo muda muito rápido.

Como isso funciona?

Para se alcançar melhores resultados, deve-se utilizar de um processo de imersão e contando com insumos de projetos, resultados e outras informações, que irão embasar as definições. E, principalmente, com o maior número possível de envolvidos, buscando ao máximo ter uma representatividade equilibrada de toda a empresa.

É razoável se deduzir que isso pode funcionar mais facilmente em grupos menores, uma realidade geralmente mais imaginável em startups. Entretanto, como se pode obter um resultado mais próximo ao ideal, levando-se em consideração empresas que possuam um público em maior número?

Envolvendo a todos!

Para tentar ao máximo refletir a visão coletiva, uma alternativa é a utilização de um questionário (online, se possível) sobre alguns pontos que são mais essenciais sobre a organização.

Itens como valores que são compartilhados por todos, ações que foram identificadas, mas ainda estão na gaveta, e sugestões de melhorias, se tornam mais fortes com um consenso coletivo.

Preparando o terreno

Em empresas com um mindset mais tradicional, pode ser necessária a realização de sessões de sensibilização com os colaboradores. É preciso se alinhar sobre os impactos das transformações e a necessidade de mudança, bem como apresentar o objetivo do trabalho e as suas etapas.

Da mesma forma, pode ser necessária a capacitação dos líderes estratégicos e táticos, com um enfoque sobre as transformações e as abordagens ágeis. Em adição, pode-se agregar conceitos estratégicos, de liderança ágil, uso de Canvas, Kanban e o modelo OKR (Objectives and Key Results).

E como começar a planejar?

Como mencionado anteriormente, a melhor forma de colocar a sua estratégia ágil (agile strategy) em prática é por meio de uma imersão. É preciso reservar a agenda para uma reunião de, pelo menos, 3 dias inteiros e sequenciais, para que se possa aprofundar nos principais temas estratégicos da empresa.

Idealmente, o timebox (tempo alocado para a atividade) dessa inception (reunião imersiva) estratégica é de 5 dias, mas sabemos que, dificilmente, se conseguirá reservar a agenda da maioria dos envolvidos por tanto tempo.

Sobretudo, se falarmos do envolvimento de um grupo de gestores e representantes de áreas diversas, já que muitos terão receio de abandonar seus postos e ver tudo pegando fogo quando retornarem.

Portanto, o tempo alocado deve ser o que melhor se adeque à realidade da organização, podendo ser até de um dia, mesmo que se perca alguma atividade ou se reduza o tempo dedicado a ela.

Um outro ponto interessante é que essa imersão precisa ser pra valer, sem celular, laptop (claro que se poderá checá-los em alguns intervalos) e, preferencialmente, em um lugar fora da empresa. Tudo para que se tenha o máximo de foco possível, e em um ambiente neutro e inspirador, alcançando uma maior produtividade da equipe.

Como rodar a inception?

Quando falamos de uma estratégia ágil, não devemos confundir seu propósito com o de ser rápido. Mas, sim, de que se tenha um mindset ágil no seu planejamento e execução.

Isso quer dizer que, além de ser uma estratégia adaptativa, a mesma deve ter um foco na colaboração e na multidisciplinaridade da equipe. Para que o trabalho seja dinâmico, é recomendável que o número de participantes não ultrapasse 30 pessoas, garantindo, também, a chance de todos serem ouvidos.