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Como PRINCE2® pode Complementar PMBOK® e seu PMP

(Tradução do original "How PRINCE2® Can Complement PMBOK® and Your PMP" de Jay M. Siegelaub MBA, PMP, Presidente, Impact Strategies, LLC)

 

Introdução

 

O PMBOK® é o padrão reconhecido (de fato) em gestão de projetos. No Reino Unido e na Europa, PRINCE2® é a metodologia de gerenciamento de projetos escolhida e é exigido pelo governo do Reino Unido para todos os projetos que executam. Este artigo irá fornecer uma visão geral do método PRINCE2® e examinar as semelhanças e diferenças entre PMBOK® e PRINCE2®. Finalmente, ele irá sugerir como estas duas abordagens de gerenciamento de projetos se relacionam e se complementam mutuamente, e como a metodologia PRINCE2® de gerenciamento do projeto fornece valor agregado a uma base de conhecimento do PMBOK®.

 

Sobre o PRINCE2®

 

O PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments ou "projetos em ambientes controlados") é o padrão de fato no Reino Unido. Ele foi desenvolvido e é usado extensivamente pelo governo do Reino Unido, e é amplamente utilizado no setor privado, no Reino Unido e internacionalmente.

 

É de domínio público, oferecendo uma orientação de melhores práticas não-proprietária em gerenciamento de projetos. Qualquer pessoa pode utilizar esta metodologia e o manual descrevendo-a pode ser adquirido através de livrarias on-line, bem como através do site do governo do Reino Unido (http://www.ogc.gov.uk/prince2).

 

É apoiado por um rigoroso processo de acreditação, incluindo sistemas de acreditação de empresas de treinamento, instrutores, profissionais e consultores. (O organismo de acreditação é o APM Group - www.prince2.org.uk; seu site lista empresas de treinamento aprovadas, consultores e profissionais).

 

É uma metodologia baseada em processo, de gestão estruturada de projetos que destaca em particular como oito Componentes, quando compreendidos e tratados de forma eficaz, podem reduzir os riscos em todos os tipos de projetos. Ao mesmo tempo que o PRINCE2® tem a mesma base que o PMBOK®, ele destaca uma série de áreas para concretizar o PMBOK®, e responde a pergunta "como faço para aplicar esses conceitos em meus projetos?"

 

A Estrutura do PRINCE2®

 

O PRINCE2® não tem a pretensão de ser tão abrangente quanto o PMBOK®. É baseado nos princípios do PMBOK®, como qualquer metodologia de gerenciamento de projeto deve ser. Extrai e se concentra sobre os elementos ("componentes") que ele identifica como sendo cruciais para a avaliação e conclusão de um projeto com sucesso.

 

Ele constrói um processo para amarrar esses elementos juntos para reduzir o risco geral do projeto, e fornece técnicas para apoiá-los. "O Guia do PMBOK®" especificamente convida o profissional a aplicar uma metodologia de gerenciamento de projetos (como uma ferramenta / técnica) e PRINCE2® fornece uma.

 

Componentes e processos do PRINCE2® são consonantes com o PMBOK®, mas não inclui todas as áreas do conhecimento e os detalhes especificados no guia. O PRINCE2® se concentra em áreas críticas, de forma que um gerente de projeto ainda possa precisar recorrer à profundidade e alcance do PMBOK® e de outras fontes para completar algumas áreas de trabalho de gerenciamento de projetos.

 

A intenção do PRINCE2® é organizar e concentrar no conhecimento de gerenciamento de projetos de forma adequada para a maioria dos ambientes de projeto. Assume que os que estão aprendendo e trabalhando com esta metodologia têm um nível de experiência que lhes permita preencher os detalhes que PRINCE2® omite. No PRINCE2® a escala e conteúdo dos seus Processos, Componentes e Técnicas devem ser adaptadas ao tamanho e à natureza do projeto.

 

Componentes do PRINCE2®

 

PRINCE2® é composto por 8 elementos, ou "componentes". São eles: Caso de Negócio, Organização, Planos, Controles, Gestão de Risco, Qualidade em um Ambiente de Projeto, Gerenciamento de Configuração e Controle de Mudança. Eles se assemelham às Áreas do Conhecimento PMBOK® da seguinte forma:

Quadro 1 - Comparação das Áreas de Conhecimento PMBOK® e Componentes do PRINCE2®

 

Esses componentes não são tão amplamente definidos como as Áreas de Conhecimento. Por exemplo, PRINCE2® cobre a Gestão de Tempo e Custos do PMBOK® na sua discussão dos Planos - mas apenas na medida em que o desenvolvimento informações do tempo e de custo é necessário no nível relevante do plano . Abaixo o resumo dos componentes do PRINCE2®:

 

Caso de Negócio: A existência de um caso de negócio viável (justificativa do projeto) é a condição principal de controle para um projeto PRINCE2®. O Business Case é verificado pela Conselho do Projeto antes de um projeto começar e em cada ponto de decisão importante durante todo o projeto. O projeto deve ser interrompido se a viabilidade do Business Case desaparece por qualquer motivo.

 

Organização: Uma vez que o Gerente de Projeto tem muitas vezes que dirigir o pessoal que se reporta a outras estruturas de gestão, uma organização de supervisão da alta administração é necessária para assegurar que os diversos recursos estão comprometidos com o projeto. Além disso, as decisões de viabilidade precisam ser feitas pela gerência com um investimento no projeto e uma responsabilidade para entregá-lo através do Gerente de Projeto. No PRINCE2® essa atribuição é do Conselho do Projeto (Project Board).

 

Planos: Os planos são a espinha dorsal do sistema de informação de gestão necessário para qualquer projeto e exigem a aprovação e comprometimento dos níveis adequados de organização do projeto. O componente "Planos" enfatiza os principais conceitos de planejamento; os principais passos são destaque no modelo de processo, em "Planejamento".

 

Controles: Controle é sobre a tomada de decisões: o seu objetivo é garantir que o projeto (a) está gerando os produtos necessários que atendem aos Critérios de Aceitação definidos, (b) está sendo realizado de acordo com o cronograma, seus recursos e planos de custo; ( c) permanece viável quanto ao seu Caso de Negócio, e (d) com nível de risco aceitável.

 

Gestão de Risco: Como o trabalho do projeto é inerentemente menos previsível do que trabalhos rotineiros, a gestão dos riscos é uma parte essencial do gerenciamento de projetos. Para conter os riscos durante o projeto, eles devem ser gerenciados de forma disciplinada, por meio da análise e gestão de risco (como no PMBOK®).

 

Qualidade em um Ambiente de Projeto: Gestão da Qualidade assegura que a qualidade esperada pelo cliente é conseguida através de um sistema de qualidade (similar ao PMBOK®). Requisitos de qualidade das entregas do projeto ("produtos") são baseadas na Descrição de Produtos, criado pelo Gerente de Projeto e aprovado pelo Conselho do Projeto.

 

Gerenciamento de Configuração: Gerenciamento da Configuração dá à equipe de gestão do projeto o controle sobre os ativos do projeto (os produtos desenvolvidos) e é vital para qualquer sistema de qualidade. Fornece mecanismos para rastrear e controlar entregas do projeto e um sistema de acompanhamento de Problemas dos projetos.

 

Controle de Mudanças: Controle de mudanças do escopo significa avaliar o impacto de mudanças potenciais, sua importância, custo, impacto sobre o Caso de Negócio e uma decisão pela gerência sobre se deve ou não incluí-los.

 

Nenhum dos componentes acima será alheio a um usuário do PMBOK® - PRINCE2® simplesmente destaca esses elementos como sendo fundamentais para o sucesso do projeto, muitas vezes endereçados por gerentes de projeto. A metodologia PRINCE2® organiza estes componentes em um modelo de processo, reconhecendo que o fluxo e o relacionamento são fundamentais para sucesso do uso de conceitos identificados nos componentes (e Áreas de Conhecimento).

 

PRINCE2® - Visão Geral do Processo

 

PRINCE2® - Fases

 

Para fornecer as portas de decisão adequadas no nível certo do projeto, os projetos PRINCE2® são divididos em fases, bem como as fases do modelo de processo PMBOK®. Invoca para decisões sobre o projeto como um todo para ser feito antes de olhar para qualquer trabalho de desenvolvimento. PRINCE2® diferencia a iniciação, planejamento e fechamento para o Projeto global ("Starting a Project," "Initiating a Project" and "Closing a Project") das atividades para iniciar e fechar cada uma das fases ("Managing Stage Boundaries").

 

A Execução e Controle do trabalho de desenvolvimento apresenta-se ao nível de Fase, através de "Controlling a Stage" a "Managing Product Delivery." A supervisão do projeto (pelo Conselho do Projeto) ocorre durante todo o projeto através do "Directing a Project." "Planning" é um processo generalizado, acessado em todos os níveis do projeto, conforme necessário.

 

Quadro 2 - PRINCE2® Modelo de Processo

 

"Starting Up a Project" (Abrindo um projeto) permite uma partida controlada para o projeto. Ocorre uma vez no ciclo de vida do projeto, fornecendo as bases para a gestão e supervisão de projetos e avaliação de viabilidade. Este processo cria o Conselho do Projeto e garante que os requisitos de recursos são compreendidos e comprometidos com a primeira Fase, "Iniciando um projeto".

 

"Directing a Project" (Dirigindo um Projeto) opera em todo o projeto e define as responsabilidades do Conselho de Projeto em sua supervisão do projeto. Como a sua localização no diagrama de modelo de processo, este fica acima e interage com muitos dos outros processos. Fornece os mecanismos para autorizar o projeto, aprovando a continuidade na conclusão de cada fase e no encerramento do projeto (todas baseadas no Business Case). "Dirigindo um projeto" é o quadro para o fornecimento de entrada para o gerente do projeto, recebendo as solicitações do gerente de projetos sobre informação e assistência, e tomando decisões. Este é o único processo em que o Conselho de Projeto é ativo (diferente de "Abrindo um projeto", quando o Conselho é primeiro formado). Todos os outros processos são guiados pelos Gerentes de Projetos e Equipe.

 

“Initiating a Project” (Iniciando um Projeto) ocorre uma vez no ciclo de vida do projeto. Ele expõe a visão de como o projeto global está sendo gerido e define-o em um "contrato" chamado de Documento de Iniciação do Projeto (PID). A intenção do PID é fornecer um entendimento comum sobre os elementos críticos do projeto (semelhante à Declaração do Escopo do Projeto e do Plano de Gerenciamento de Projetos do PMBOK®). "Iniciando um projeto" também requer o comprometimento de recursos pelo Conselho do Projeto para a primeira Fase de desenvolvimento do projeto.

 

"Planning" (Planejamento) é o processo comum para vários outros processos no PRINCE2®. Planos são produzidos através da identificação de resultados necessários do projeto, as atividades e recursos necessários para criá-los, e a gestão e requisitos de qualidade - tudo a um nível compatível com as exigências de controle identificadas no PID. O uso de um módulo comum destaca o conceito de uma abordagem consistente e coerente para todo o planejamento. Diagrama de rede, estimativa e programação centralizados é criado em um formato estruturado, como o PMBOK® cobre completamente o material correspondente.

 

"Controlling a Stage" (Controlando uma Fase) fornece orientações para o Gerente de Projeto na gestão do projeto no dia-a-dia. Inclui: a autorização e recebimento de trabalho; gestão de problemas e da mudança; coleta, análise e relatório de status; consideração da viabilidade; ação corretiva; e escalada de preocupações para o Conselho do Projeto. "Controlando uma Fase" é interativo e é repetido para cada fase de desenvolvimento do projeto.

 

"Managing Product Delivery" (Gerenciando a Entrega do Produto) é parte do sistema de autorização de trabalho do PRINCE2®. É o mecanismo para os executores de trabalho técnico (equipes, os indivíduos e prestadores de serviços) acordarem sobre o trabalho a ser executado, o relatório sobre os progressos, completarem o trabalho e devolvê-lo. Ela ocorre com a freqüencia com que os pacotes de trabalho são autorizados.

 

"Managing Stage Boundaries" (Gerenciando os Limites da Fase) gerencia a transição da conclusão de uma Fase de trabalho para o início da próxima Fase. Ele inclui a garantia de que o trabalho definido na Fase foi concluído tal como definido, fornece informações ao Conselho do Projeto para avaliar a viabilidade em curso do projeto (feito em "Dirigindo um Projeto"), desenvolve planos e obtem autorização para a próxima Fase de trabalho e registra as lições aprendidas.

 

"Closing a Project" (Fechar um projeto) é o mecanismo para a transição do projeto de volta para a organização. Ele fecha o projeto, mesmo se o fechamento é precipitado pela conclusão do trabalho ou término prematuro. Em qualquer caso, "Closing" recolhe lições aprendidas e experiências do projeto para os registros da organização. Para o trabalho concluído, o seu objetivo é assegurar que (a) o trabalho foi concluído para satisfação do Cliente e da Alta Administração, (b) todos os produtos esperados foram entregues e aceitos pelo Cliente, e (c) os arranjos de apoio e funcionamento dos produtos do projeto estão no lugar.

 

Todos os componentes e os processos do PRINCE2® são integrados em um único fluxo.

 

Os pontos fortes do PRINCE2®

 

PRINCE2® tem uma série de características impressionantes e úteis que a distinguem de outras metodologias de gerenciamento de projeto. Sua força reside na sua abordagem de senso comum. Cada uma das seguintes características complementam o que o PMBOK® fornece - através de um foco muito específico ou oferecendo uma perspectiva além do PMBOK®.

 

Organização e o Conselho do Projeto

 

Talvez o mais significativo dos recursos do PRINCE2® é o conceito de Conselho do Projeto. O PMBOK® se refere a um "patrocinador do projeto" em termos gerais e sugere que o papel do patrocinador deve ser atuar no apoio ao projeto. O PRINCE2® é mais específico - requer um Conselho de Projeto para a supervisão e apoio de uma forma claramente delineada. (Enquanto PRINCE2® não requer o uso de um recurso particular - como um Conselho do Projeto - explicita a forma mais robusta para aplicar esse recurso, de uma forma que fará o máximo para reduzir o risco global para o projeto.)

 

Na maioria dos projetos, "autoridade" (o controle de recursos) é separado de "responsabilidade" (consequências do sucesso ou fracasso): a alta administração tem autoridade (mas muitas vezes não tem responsabilidade pelo sucesso ou fracasso do projeto), enquanto o gerente de projeto é considerado responsável (com autoridade insuficiente sobre os recursos para garantir a conclusão do trabalho).

 

O PRINCE2® requer um Conselho de Projeto responsável perante o próprio projeto, ajudando a garantir o seu compromisso de obter o trabalho concluído. Ao mesmo tempo, o Conselho do Projeto concede autoridade ao Gerente de Projeto explicitamente comprometendo recursos no decorrer do projeto. O PMBOK® sugere que isso vai acontecer sob certas estruturas organizacionais; o PRINCE2® acredita que isso pode ser implementado na maioria dos ambientes.

 

O PRINCE2® propõe supervisão da gerência para aqueles que estão em melhor posição para tomar decisões sobre a viabilidade do projeto. O Conselho do Projeto é formado para representar o Negócio (explicando como o projeto vai beneficiar a organização como um todo), o Usuário (para o valor e usabilidade do projeto em um nível funcional) e o Fornecedor (quem vai entregar o solução).

 

Estas são as funções que podem assegurar a disponibilidade de recursos (se eles estão no nível adequado para a organização) e se são do tipo e do nível de recursos que um gerente de projeto precisa para resolver problemas que surgem durante um projeto. Apoiar o gerente de projeto é parte do papel do Conselho - dando acesso e autoridade ao gerente de projeto em partes da organização necessárias para assegurar o sucesso.

 

O modelo de processo exige que o Conselho de Administração seja identificado no início, em "Abrindo um projeto". O PRINCE2® entende que, se um Conselho de Projeto não pode ser montado para representar os interesses acima (Negógio, Usuário e Fornecedor), é improvável que haja apoio suficiente para o sucesso do projeto. (Este é um exemplo de como o PRINCE2® reúne o que tem que ser feito com o porquê e quando deve ser feito para ser mais eficaz.)

 

Tomada de Decisão Baseada em Caso de Negócio

 

O Business Case (com foco em todo o escopo da mudança para o negócio que é afetado pelo projeto) é um componente do PRINCE2®, mas sua importância não pode ser subestimada. A responsabilidade pelo Business Case pertence ao Conselho do Projeto (especificamente o executivo, que representa o Negócio) e ao Gerente de Projeto.

 

O Conselho de Projeto cria e detém o Caso de Negócio; o Gerente de Projeto fornece as informações que permitem ao Conselho de Projeto avaliar o Caso de Negócio e também garante que o Caso de Negócio é considerado nas decisões de projeto. O PRINCE2® endereça a noção explícita de decisões de ir / não ir - com base no Business Case – na abertura e início do projeto, e no final de cada Fase (veja o quadro 3).

 

 

Quadro 3 – Revisão do Business Case (em "Dirigindo um Projeto") pelo Conselho do Projeto

 

Planejamento Baseado no Produto

 

A Estrutura de Analítica do Produto (Product Breakdown Structure - PBS) da técnica de Planejamento Baseado no Produto do PRINCE2® faz eco com a Estrutura de Analítica do Projeto (Work Breakdown Structure – WBS) do PMBOK® na identificação das partes constituintes das entregas do projeto. O PRINCE2® continua a lógica de se concentrar nas entregas (já que são o objetivo do projeto e não as atividades), fornecendo um passo adicional para esta técnica: explicitando os resultados através de Descrições do Produto.

 

O PRINCE2® exige uma Descrição do Produto (para cada produto / entrega para o qual é necessário), compreendendo essas características importantes: por que ele está sendo criado, do que é composto; a fonte de materiais e as tarefas necessárias para criá-lo; o formato quando estiver pronto, os recursos e as habilidades necessárias para criá-lo; os critérios para aceitá-lo; qualquer variação aceitável; e como vamos garantir que ele atende aos seus critérios.

 

Essas informações dão forma e esclarecem as expectativas, e ajuda a garantir que o produto certo será criado na primeira vez, não moldado por retrabalho. Esses elementos juntos também servem como uma linha de base para alterações no produto. O rigor da Descrição de Produtos do PRINCE2® vigorosamente complementa a abordagem do PMBOK®.

 

Esta ênfase na descrição de produtos ajuda a garantir que uma base clara e acordada é estabelecida para o gerenciamento de escopo, gestão do valor agregado e gestão da qualidade. Descrições de Produto provêm clareza à estimativas de tempo e de recursos, gerenciamento de risco e são o núcleo dos Pacotes de Trabalho.

 

Gestão de Problemas

 

Um princípio fundamental de gestão da qualidade é que informações importantes não devem se perder; PRINCE2® também nos lembra que a gestão de problemas é fundamental para qualquer sistema de qualidade. O PMBOK® faz referência à existência de problemas que precisam ser gerenciados, mas nenhum mecanismo ou abordagem para a gestão deles (considera um sistema de Gestão de Problemas fora do escopo do PMBOK®).

 

O PRINCE2® recomenda o uso de um Log mostrando detalhes de cada Problema: descrição, avaliação, as decisões sobre o assunto e status. Para o "quando executar" a Gestão de Problema, o PRINCE2® recomenda particularmente a identificação, atualização e revisão de Problemas durante o processo de execução ("Controlando uma Fase") e na conclusão de cada Fase ("Gerenciando os Limites da Fase"). Nenhuma metodologia de projeto poderia se qualificar para "maturidade" sem um processo de Gestão de Problemas.

 

Pacotes de trabalho

 

O Pacote de Trabalho é o elemento de definição do sistema de autorização de trabalho do PRINCE2®: o pacote de informações relevantes para a criação de uma ou mais entregas (produtos). Ele contém uma ou mais Descrições de Produtos como o núcleo do trabalho a ser executado. O Pacote de Trabalho do PRINCE2® também detalha todas as restrições sobre a produção, tais como tempo e custo, interfaces e confirmação (entre o Gerente de Projeto e do recurso previsto para entregar o Pacote de Trabalho) de que o trabalho pode ser feito dentro dessas restrições.

 

Conteúdo do Pacote de Trabalho pode ir mais longe, fornecendo: informações de riscos; ferramentas sugeridas (ou obrigatórias), técnicas ou padrões para fazer o trabalho; como o trabalho deve ser revisto, verificado e aprovado; como o trabalho deve ser devolvido, e como as questões, problemas e status devem ser manuseados e relatados. O Pacote de Trabalho torna-se um mini-PID (Documento de Iniciação do Projeto), transmitindo requisitos do projeto para os executores do trabalho. Tal como com outros instrumentos do PRINCE2®, este produto irá variar em conteúdo e em grau de formalidade - que vão desde a diretivas verbais a instruções escritas formais para os prestadores de serviços.

 

O conteúdo recomendado fornece uma descrição mais completa do trabalho a ser feito do que o PMBOK®, juntamente com o mecanismo para garantir que o trabalho concluído irá atender às expectativas em todos os níveis. (o PRINCE2® também liga o Pacote de Trabalho e "Autorizações" associadas a seus processos relevantes: "Controlando uma Fase" gerencia Pacotes de Trabalho do lado do Gerente de Projeto; "Gerenciando Entregas do Produto" manipula-os do lado daqueles que executam o trabalho. O PMBOK® identifica "Autorização de Pacote de Trabalho" como fora do seu alcance - e o PRINCE2® preenche essa lacuna).

 

Gestão por Exceção

 

Em PRINCE2®, o processo para lidar com situações de exceção é definido antes da execução, no PID. O Conselho de Projeto não foi concebido para micro-gerenciar, mas eles terão um maior nível de conforto com o Gerente de Projeto se o acordo é feito com antecedência, para onde o critério do Gerente de Projeto reside. O PRINCE2® oferece para a comunicação interativa: "Tomando Ação Corretiva" e "Escalando Problemas do Projeto " do lado do Gerente de Projeto ("Controlando uma Fase"), e "Dando Direção Ad hoc" do lado do Conselho do Projeto ("Dirigindo um Projeto") .

 

O Conselho de Projeto estabelece limites de desempenho através do conceito de "Tolerância", que concede ao Gerente de Projeto critério para executar o trabalho dentro dos limites de tempo e de custos acordados, bem como limites claros sobre o escopo, qualidade, benefícios e riscos (um total de seis fatores de tolerância ). Tolerância é definida quando se faz o planejamento geral do projeto ("Iniciando um Projeto"), para cada fase do projeto ("Gerenciando os Limites da Fase"), e para Pacotes de Trabalho; o Gerente de Projeto monitora as Tolerâncias do projeto e da fase enquanto "Controlando uma Fase".

 

Controle de Mudança e Gerenciamento da Configuração

 

Ambas estas características são identificadas como componentes - a maneira de dizer do PRINCE2® é que "muitas pessoas os ignoram porque eles parecem complicados, mas eles podem ser simples e têm um valor significativo na redução do risco do projeto." O PRINCE2® torna ambos compreensíveis, sobre o que são e como usá-los. O PRINCE2® junta-os: Controle de Mudanças explica e demonstra como gerenciar solicitações de mudança, enquanto Gerenciamento da Configuração (que não está incluído no escopo do PMBOK®) gerencia a catalogação, controle, rastreamento e a real mudança da entrega.

 

A técnica básica do Controle de Mudança pode ser usada para o mais simples dos projetos ou aprimorada para uso em um ambiente complexo. O extensivo Gerenciamento da Configuração do PRINCE2® faz mais do que gerir a mudança. Ele fornece técnicas específicas para controle de entregas do projeto, incluindo Registros de Configuração de Item sugeridos e a recomendação de usar um Biblioteca de Configuração. O importante é que o Controle de Mudanças e o Gerenciamento da Configuração são peças necessárias de qualquer sistema de gestão completo (ISO9001 certificada) de qualidade. Como PRINCE2® é compatível com ISO9001, eles foram incluídos e integrados com o resto do PRINCE2®.

 

Revisões da Qualidade

 

O PMBOK® gasta um tempo extenso no controle da qualidade, e diversas ferramentas e técnicas para realizá-la. Elas são em grande parte voltadas para um ambiente de produto físico. Praticamente todas as entregas internas do projeto (aquelas necessárias para gerenciar o projeto em si) e muitos resultados intermediários e centrados no cliente, no entanto, são texto ou gráfico-orientados (relatórios, sites web, especificações, etc).

 

O PRINCE2® proporciona uma excelente e testada técnica para fazer controle de qualidade de tais produtos - A Revisão da Qualidade. Estabelece as etapas e os recursos necessários para avaliar a conformidade de tais resultados, utilizando a Descrição de Produtos como base para avaliação. Técnicas como esta, para fornecer orientações sobre o manuseio dessa situação desafiadora de qualidade, são difíceis de encontrar. Esta técnica pode ser aplicada como um todo e utilizada em qualquer ambiente de projeto (uma capacidade compartilhada por outros aspectos do PRINCE2®).

 

ISO9000 e Modelos de Maturidade em Projetos

 

Muitas organizações têm se focado em realizar a sua gestão de projetos através de modelos de maturidade (como OPM3, Capability Maturity Model e outros). Ao mesmo tempo, se encontram acreditando que tem que inventar uma nova metodologia que irá constituir a espinha dorsal para a dimensão de gerenciamento de projetos desta empresa.

 

O PRINCE2® foi construído para estar em conformidade com os requisitos ISO9001 desde o seu início, por isso torna-se uma valiosa referência - ou núcleo - para o desenvolvimento do aspecto de gerenciamento de projetos exigidos por todos esses modelos de maturidade. Sua "livre" (sem taxas) disponibilização significa que empresas não têm de fazer enormes investimentos de capital para construir uma metodologia a partir do zero ou comprar uma (geralmente muito cara) de um fornecedor.

 

Combinando o melhor do PMBOK® e do PRINCE2®

 

O PRINCE2® precisa da experiência e da profundidade do PMBOK® para preenchê-lo, por isso faz sentido estudar o PMBOK® e obter um PMP. Mas depois de os Gerentes de Projeto receberem seus PMPs, muitas vezes se perguntam: "Por onde eu começo? Como faço para colocar tudo isso junto para realmente executar um projeto?". O PRINCE2® torna-se útil, neste ponto, porque, como uma metodologia, pode moldar e direcionar esse conhecimento. Aqui estão algumas abordagens para a obtenção de valor com o PRINCE2®.

 

O PRINCE2® foi desenvolvido de forma integrada, para que um gerente de projeto possa tirar o máximo proveito dele, quando usada em sua totalidade. Mas há elementos de PRINCE2® que podem ser apontados e aplicados diretamente em qualquer ambiente de projeto. Nenhuma destas abordagens requer desviar de um ambiente "PMP" ou "PMBOK®".

 

Use-o para suas abordagens e ideias únicas para o gerenciamento de projetos.

 

Leia o manual do PRINCE2® ou faça um curso de PRINCE2®. Tenha uma idéia de como o "pacote" como um todo funciona. Concentre-se em elementos que podem ser mais facilmente transplantados para o seu ambiente atual. Os elementos mais simples são: Descrição de Produtos, Controle de Mudanças, Gestão de Problemas, Revisão da Qualidade e Pacotes de Trabalho (todos discutidos em "Os pontos fortes do PRINCE2®").

 

Nenhum desses exige "permissão" de autoridades de fora do projeto, por isso são facilmente implementadas pelo Gerente de Projeto. Eles podem até mesmo ser usados por equipes de projeto ou em sub-projetos. Conforme estas abordagens e técnicas passarem a ser aceitas pelas partes interessadas e outros no projeto, considere o uso de outros aspectos do PRINCE2®.

 

Devido a abordagem integrada do PRINCE2®, se você usar boa parte da abordagem do PRINCE2® a uma parte específica na primeira rodada de implementação, você pode adicionar recursos de forma quase automática. Características como Conselhos de Projeto podem ser poderosas quando implementadas, mas exigem maior esforço e compromisso das partes interessadas para ter sucesso - para colocá-los em prática até maior interesse ser mostrado pela gerência.

 

Usá-lo como uma base comprovada de baixo custo para a metodologia da sua empresa.

 

Conheça o PRINCE2® e considere usá-lo como o núcleo da nova abordagem de gerenciamento de projetos da sua empresa - talvez nos moldes do "PMBOK® e PRINCE2® Juntos". Sugira-o para a gerência, venda a ideia através da credibilidade onde quer que tenha sido implementado (internacionalmente, inclusive, por organizações como o Programa de Desenvolvimento das Nações Unidas) e livre (sem taxas) disponibilidade.

 

Lembre à gerência que, quando usado de forma integrada, vai apoiar o cumprimento de qualquer plano futuro de "maturidade" de sua empresa. Proponha que um pequeno grupo crie um protótipo de metodologia de gerenciamento de projetos construído em torno do PRINCE2®, para construir o entendimento e para planejar uma forma de integrá-lo no ambiente da organização. (Você pode fazer pesquisas sobre como PRINCE2® tem sido usado através do site do organismo de acreditação, o APM Group [www.prince2.org.uk]. Eles também têm estudos de caso sobre como implementá-lo.)

 

Seu grupo central deve considerar em certificar-se em PRINCE2®, assim você terá certeza que sua equipe sabe como usá-lo eficazmente. (Você também vai se tornar o Escritório de Projeto / equipe de recurso para todos os trabalhos futuros em PRINCE2®.) Lembre-se que você vai precisar trazer peças do PMBOK® para esta metodologia para torná-la completa, por isso, enquanto você está aprendendo sobre PRINCE2®, pensar adiante em como você irá combinar os dois.

 

O PRINCE2® não deve ser usado "como está" - mas a compreensão de como implementá-la para cobrir áreas críticas de qualidade ajuda a garantir que sua empresa irá ao encontro dos requisitos de alcance da "maturidade" mais tarde. Usando o PMBOK® e PRINCE2® juntos você está aproveitando as duas abordagens de gestão de projetos mais respeitadas no mundo de hoje e está recebendo o melhor dos dois!

 

Leia o texto original em: http://www.butrain.com/business-management-training-courses/HowPrince2canComplement.asp

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