Quer alcançar seus resultados de forma efetiva? Conte com os OKRs!

Resumo – Para um alcance efetivo dos objetivos estratégicos, é importante que a organização como um todo e seus profissionais estejam muito bem alinhados com relação aos resultados esperados.

O objetivo desse texto é apresentar como é importante ter um processo transparente e colaborativo, e que possa ser continuamente revisado, para que as pessoas possam contribuir efetivamente para o alcance de resultados da organização.

Introdução

Nos últimos anos, o mercado entrou em polvorosa com um “revolucionário” modelo de gestão adotado pelo Google chamado OKR (Objectives and Key Results). Entretanto, o framework não é novo, como muitos pensam, e surgiu no fim da década de 60 na Intel Corporation.

A gestão por OKR foi criada por Andy Grove, inspirado na abordagem Management by Objectives (MBO), apresentada por Peter Drucker no seu livro “The Practice of Management”, publicado em 1954.

Este modelo já ressaltava que os objetivos seriam claramente definidos, acordados e divulgados por toda a organização. Também pregava o monitoramento dos objetivos via indicadores de desempenho. Andy Grove aperfeiçoou o modelo e o aplicou na Intel com o nome de IMBO (Intel Management by Objectives).

Essas mudanças foram o “pulo do gato” para a criação do modelo OKR. John Doerr popularizou o modelo em 2017, como visto na Figura 1, ao publicá-lo no livro “Measure what matters” (lançado no Brasil em 2019 como “Avalie o que importa”).

Figura 1 - Evolução dos OKRs. / Fonte: adaptado e traduzido de UPShotly (s.d.).

Por quê medir?

Parafraseando Edwards Deming, "não se gerencia o que não se mede"! Para que se possa fazer uma boa gestão, é necessário se valer de métricas e formas de medição, a fim de garantir que tudo esteja funcionando conforme o previsto.

Não se gerencia o que não se mede!

É dessa necessidade que surgem os indicadores ou KPIs (Key Performance Indicators), que irão nos dizer se o funcionamento da nossa "máquina" está normal, sendo relevante para nos apoiar nos seguintes itens:

• Melhorias - identificar problemas e encaminhar soluções

• Planejamento - resultados x metas

• Comparação - com o mercado e com o passado

• Recompensas - bônus e premiações

• Aderência - legal e padrões

Entretanto, quando comparamos com os OKRs, estes se apresentam como uma alternativa às métricas normalmente usadas, ressaltando que, mais importante do que medir a performance do colaborador ou área, seria avaliar o seu resultado e o se este contribui para a estratégia.

Figura 2 - Estratégia x OKRs x KPIs / Fonte: Ricardo Vercesi e Allan Torres

Foco no resultado

De fato, isso é o que realmente importa para as organizações e sua alta gestão: o resultado é medido ao atingir os objetivos ligados à estratégia da organização, ajudando as empresas a ter sucesso no alcance dos seus resultados de longo prazo.

Isso porque, permite um maior alinhamento geral, transparência da visão e maior eficiência, a fim de que todos atinjam objetivos comuns juntos, para criar engajamento em torno de metas mensuráveis e garantir que todos andem na mesma direção.

Ajuda também na definição de prioridades claras, que serão seguidas em um ritmo constante, e ajuda a entender o valor de ter os objetivos alinhados em um contexto de mudanças constantes.

É uma excelente ferramenta para realizar o planejamento estratégico da organização e promover seus desdobramentos ao longo da estrutura organizacional, utilizando ciclos trimestrais e anuais de elaboração, monitoramento e encerramento dos OKRs.

Sua vantagem maior se dá por ser um modelo de gestão inspirador e essencialmente colaborativo. A definição do OKR organizacional é feita de acordo com a estratégia e direciona as áreas a estabelecerem os seus OKRs para contribuir com o alcance do objetivo geral.

Os OKRs fazem a ponte entre as esferas estratégica, tática e operacional da organização.

Figura 3 - Via de mão dupla na criação dos OKRs / Fonte: autor

O que seriam, então, os OKRs?

O OKR é um sistema de gestão com metas estruturadas com um valor para orientar as ações de acordo com a estratégia de uma organização e engajar as pessoas, mudando o mindset para que se meça o resultado. É composto de:

• Objetivos – O que queremos? Define um objetivo do negócio a ser alcançado (significativo, concreto, orientado à ação e inspirador) ligado à estratégia. Deve ser escrito em termos qualitativos.

• Resultados-chave (três a cinco KRs) – Como vamos realizar? Resultados-chave (resultados específicos e delimitados no tempo) que medem o progresso em direção a um objetivo.

• Iniciativas – O que vamos realizar? São as etapas adotadas para garantir o progresso, via iniciativas organizacionais (projetos, produtos, unidades de negócio ou tarefas).

Embora o item “iniciativas” não faça parte da estrutura original dos OKRs, é tido como boa prática considerar seu estabelecimento, uma vez que, para alcançar os resultados-chave, será necessário algum tipo de ação.

Um outro aspecto importante para definir os OKRs, especificamente os objetivos, é que estes devem ser desafiadores o suficiente para inspirar as pessoas a se superarem, mas não a ponto de desmotivá-las, por serem considerados impossíveis de serem atingidos. Mirar na lua para se conseguir atravessar o oceano é um bom exemplo de objetivo desafiador.

É daí que nasce o termo moonshot, se referindo aos objetivos mais desafiadores e onde se entende que alcançar um resultado de 70% é bastante eficaz. Já os roofshot são os objetivos que são mais operacionais e "fáceis" de serem atingidos, devendo-se buscar 100% de atingimento.

Também segundo Doerr (2019), OKRs bem elaborados são uma ótima ferramenta de gerenciamento motivacional, que ajudam a deixar claro o que é importante, o que deve otimizado e quais concessões poderão ser realizadas no dia a dia.

Um OKR deve ser construído de forma que, alcançando todos os KRs, você se sentirá seguro de que alcançou aquele objetivo (MELLO, 2016). Ele acrescenta que um bom OKR pode ser elaborado com uma frase simples: “vamos (objetivo), e vamos saber se tivemos sucesso se atingirmos, e (resultados-chave).”

Figura 4 - Exemplo do cascateamento dos OKRs trimestrais / Fonte: OKR Examples

E quais são os principais benefícios dos OKRs?

John Doerr (2019) listou quatro “superpoderes” dos OKRs: foco, alinhamento, acompanhamento e esforço:

• Foco – Como é um processo que prevê um número de objetivos limitados, consegue criar um foco maior em toda a organização e de disciplina no estabelecimento e no monitoramento dos resultados.

• Alinhamento – Um outro aspecto importante é um alinhamento em um patamar superior entre as equipes, pois as interdependências que possam existir entre os times ficam mais claras, garantindo a colaboração para o atingimento dos objetivos. Há uma precisão maior na comunicação daquilo que se espera de cada indivíduo ou área, bem como no que estes querem e como entendem que podem contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos. Como premissa básica de toda organização que quer ser ágil, o pilar da transparência é favorecido nesse processo, pois todos os OKRs são públicos, permitindo que os objetivos estabelecidos estejam de acordo com a visão da empresa.

• Acompanhamento – A autorresponsabilidade e o comprometimento, por sua vez, são mais do que fomentados com o estabelecimento dos OKRs, pois os objetivos das áreas e dos indivíduos foram defi nidos por eles próprios, juntamente com critérios claros de sucesso, conhecidos por toda a empresa. OKRs são conduzidos por dados (data-driven) em vez de suposições. A gestão e o acompanhamento do desempenho são favorecidos com esse modelo, pois se prevê uma atualização do progresso da empresa em tempo real, permitindo um maior foco nos resultados-chave esperados. Aliás, os ciclos dos OKRs seguem os princípios de melhoria contínua e iterações curtas, sendo que o ciclo padrão sugerido por John Doerr é de três meses, que é um período não tão curto que não se possa observar evolução, e tampouco longo demais para que ações corretivas sejam implementadas.

• Esforço – Apresenta-se, ainda, como uma mescla de metrificação e paixão, garantindo de fato uma inspiração superior na realização das ações para atingir os objetivos, pois as pessoas passam a enxergar sentido naquilo que fazem diariamente e libertar as capacidades mais criativas.

E, por fim, a empresa se torna mais eficaz na tomada de decisões, com base em análises quantitativas, bem como na geração de um aprendizado compartilhado entre todos, corrigindo-se os objetivos e metas que não são alcançados no período considerado para estarem mais adequados à realidade da empresa.

Passo a passo sugerido para implantação de OKR

Com o uso cada vez maior dos OKRs pelas organizações, muitas acabam adotando o sistema sem ter um processo bem planejado e estruturado, a fim de, o que torna difícil obter os melhores benefícios. Por isso, é importante que se considere alguns passos para a uma implementação mais eficaz:

1. Defina o principal motivo para usar OKRs na empresa.

2. Defina um grupo controlado. Grupos menores e mais controlados permitem observação com maior qualidade.

3. Venda a ideia. Apresente a ideia e faça todos participarem do desenho.

4. Defina as regras do experimento em grupo: cadência, check-ins, número de objetivos e KRs.

5. Defina um OKR Coach. É a pessoa para atuar como mentor, facilitador e catalizar a cultura.

6. Defina as cerimônias de acompanhamento das OKRs e as respectivas cadências.

7. Defina a missão e a visão da sua área (tático/operacional) e garanta o alinhamento com o propósito da organização (estratégico).

8. Defina os seus OKRs e divulgue. Promova a transparência no seu time e na empresa (do porteiro ao presidente).

9. Realize as cerimônias, atualize e divulgue. Mantenha o foco no propósito e a disciplina no dia a dia.

Além disso, boas práticas para estabelecer bons OKRs envolvem: reservar tempo para um bom planejamento; evitar excesso de KRs por objetivo, selecionar KRs não mensuráveis (precisam ser quantitativos) e associar metas a recompensas financeiras; e ter disciplina com a cadência das cerimônias.

Conclusão

O uso de OKRs se apresenta, portanto, como uma ferramenta extremamente poderosa para garantir o alinhamento de todos na organização e o alcance dos objetivos estratégicos, se valendo do engajamento das pessoas como motor dessas ações.

Além disso, se conecta perfeitamente com uma abordagem mais ágil de gestão, se baseando na transparência, colaboração e auto-responsabilidade para que todos mirem na mesma visão, com um foco nos resultados que serão atingidos para tal.

Obviamente, o modelo de OKRs por si só já promove uma mudança de mindset importante na organização. Porém, seus resultados podem ser potencializados quando combinados com uma adoção mais ampla, principalmente com uma visão de estratégia ágil para encarar esse mundo de transformações (veja mais no artigo sobre Agile Strategy).

E você, já conhece ou aplica os OKRs na sua organização? Compartilha com a gente!

Publicado originalmente no Linkedin!

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Referências:

DOERR, John. Avalie o que importa: como o Google, Bono Vox e a Fundação Gates sacudiram o mundo com as OKRs. Rio de Janeiro: Alta Books, 2019.

MELLO, Francisco S. Homem de. OKRs, da Missão às Métricas. S.l.: Qulture Inc., 2016.

UPSHOTLY. What is OKR? Disponível em: <https://www.upshotly.com/what-is-okr>. Acesso em: 06 abr. 2020.